18 oktober 2022
Als werkgever heb je er baat bij om jouw medewerkers zowel fysiek als mentaal in beweging te houden. Medewerkers stimuleren om met de fiets naar het werk te gaan is een goed idee, want fietsen is gezond en ook nog eens goed voor het milieu. Vroeger was afstand soms een probleem, maar tegenwoordig is dat op te lossen met een elektrische fiets of een speed pedelec. Vanaf 1 januari 2020 wordt het fiscale fietssysteem (lease fiets) ingevoerd, waardoor het voor werknemers veel aantrekkelijker wordt om de bedrijfsfiets te gebruiken. Maar wat staat er precies in de verordening? En zullen al jouw medewerkers het leuk vinden? We beantwoorden 5 verschillende vragen.
De fiscale regeleing houdt in dat je als werkgever jaarlijks 7% van de adviesprijs van de fiets en toebehoren (inclusief btw) bij het belastbaar inkomen van jouw werknemer optelt. De waarde van deze lijst kun je controleren op Bijtellingfietsvandezaak.nl.
Als de originele consumentenadviesprijs niet wordt gevonden, kan de consumentenadviesprijs (inclusief btw) van de meest vergelijkbare fiets worden gebruikt. Jouw werknemer betaalt dus voor een vast bedrag per maand bijtelling. Kilometers bijhouden is niet nodig. De regels zijn hetzelfde als voor bedrijfswagens. Het systeem kan ook worden gebruikt door kleine bedrijven en eenmanszaken.
Je kunt jouw werknemer een belastingvrij (netto) voordeel geven voor de bijtelling van een fiets. Dit kan door gebruik te maken van vrije ruimte van werkgerelateerde uitgaven. De werknemer hoeft dan helemaal geen belasting over de fiets te betalen. Een andere mogelijkheid is om de verhoging direct toe te voegen aan de vrije ruimte van werkgerelateerde uitgaven, zodat je de salarisverhoging en de belastingvrije verhoging niet hoeft in te vullen.
Het fietsprogramma van het bedrijf is niet voor alle medewerkers financieel aantrekkelijk. Omdat ze met een gehuurde fiets geen belastingvrije reiskorting meer kunnen krijgen voor woon-werk en andere werkkilometers, kunnen ze een flink bedrag per maand verliezen. Daarom kan het voor hen voordeliger zijn om zelf een fiets te kopen en de reiskostenvergoeding te houden. Daarom is het de moeite waard om eerst uit te zoeken wat voor iemand voordeliger is.
De administratie kan best moeilijk worden als je zowel een lease fiets als een reiskostenvergoeding geeft aan je medewerkers. Jij als werkgever en jouw medewerker moeten het aannemelijk kunnen maken dat er geen gebruik is gemaakt van de fiets van de zaak bij het onbelast vergoeden van de overige zakelijke reizen. Het is wel mogelijk dat je medewerker een gecombineerde reis maakt. Voor het stukje wat je werknemer op de fiets reist kun je dan geen onbelaste vergoeding geven, maar voor de (verdere) reis per trein wordt de reiskostenvergoeding dan 0,19,- per kilometer of de hogere werkelijke kosten.
Denk dus goed na of de administratieve rompslomp voor je bedrijf de moeite waard is. Ook moet je daarnaast als werkgever sociale verzekeringspremies over de bijtelling van de lease fiets betalen. Het heeft natuurlijk meerdere voordelen als er meer werknemers met de Fies reizen: denk bijvoorbeeld aan het milieu en de gezondheid van je medewerkers.
Net als bij bedrijfswagens kan ook een huurcontract voor bedrijfsfietsen interessant zijn. Zo maak je lease fietsen een vast onderdeel van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Check goed of het aantrekkelijk is voor jou als werkgever. Vooral voor kleine bedrijven kan een aanvullend fietsprogramma (te) veel problemen opleveren (zie vraag 4).