30 augustus 2021
Sinds de coronacrisis zijn we genoodzaakt om ineens alle vergaderingen online te doen. Op dit moment is het dan wel weer mogelijk om weer fysiek te gaan vergaderen, maar bij veel mensen is het online vergadering zo goed bevallen dat ze er voorkiezen om dit zoveel mogelijk te blijven doen. Hoe? Dat lees je hier.
Vind een geschikt online platform waar je goed met elkaar kan vergaderen. Veel mensen kiezen dan ook voor de meest bekende platformen zoals Google Hangouts, Microsoft Teams en Zoom. Dit zijn de meest gebruikte platformen voor het online vergaderen. Het werkt net wel even anders. Daarom is het belangrijk dat je goed de tijd neemt om even te ontdekken hoe elke platform precies werkt. Wat misschien nog wel het belangrijkste is dat je niet direct gefrustreerd wraakt dat het even niet werkt zoals je wilt. Het is meer dan logisch dat je niet direct weet hoe het werkt. Daarom moet je even goed de tijd nemen.
Wanneer je het woord online hoort denk je natuurlijk direct aan internet. Natuurlijk moet je zorgen dat iedereen goede wifi verbinding heeft. Als je vanuit huis werkt kan het zijn dat je internet verbinding het even zwaar heeft. Vaak komt dit omdat teveel mensen tegelijkertijd op het internet zitten en er net een van je familieleden zijn of haar favoriete Netflix serie aan het kijken is. Communiceer altijd goed dat je een vergadering hebt. Zo voorkom je namelijk dat je een slechte internet verbinding hebt waardoor je de helft van een belangrijke vergadering kan missen.
Wanneer je thuis werkt heb je vast meegemaakt dat je snel afgeleid bent. Het is dan ook erg belangrijk dat je aan een goed en netjes opgeruimd bureau zit. Hierdoor kan jij je goed concentreren tijdens een vergadering en mis je helemaal niks. Niks is vervelender dan niet goed opletten waardoor je vervolgens niet alles mee krijgt. Het is namelijk niet prettig wanneer jij je niet goed kan concentreren. Naast dat het niet prettig voor jezelf is, is het ook niet prettig voor de andere die mee doen aan de vergadering. Deze mensen raken dan namelijk ook afgeleid.
Nadat je een uur hebt vergaderd is het ook belangrijk dat je de na de vergadering nog even kan terug lezen. We blijven namelijk allemaal mensen en we kunnen dan ook niet alles onthouden. Daarom is het erg belangrijk dat er altijd een notulist is. Het is dan ook verstandig om van te voren te benoemen wie voor het em. de nodige aantekening maakt. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een actie/todo lijst om te voorkomen dat we tijdens een volgend overleg opnieuw over dezelfde taken in gesprek moeten gaan. Je wilt namelijk een vergadering zo efficiënt mogelijk maken en zo kort mogelijk in een vergadering zitten. Dit doe je door de tijd zo optimaal te benutten en natuurlijk niet over andere dingen te praten.